- स्थायी प्रतिधारण (रखने) के लिए अनुशंसित फाइलों को जहां भी आवश्यक हो, उचित रूप से मरम्मत, डॉकेट, सिले किया जा सकता है।
- फाइलों को नुकसान से बचाने के लिए अधिमानतः 5 प्लाई बोर्ड के दो टुकड़ों के बीच फ़ाइलों को बड़े बंडलों में बांधा जा सकता है।
- नामकरण अर्थात मंत्रालय, विभाग, शाखा का नाम, वर्ष (वर्षों) और फ़ाइल संख्या का उल्लेख बोर्डों/फ़ाइलों के मुख्य कवर पर स्पष्ट रूप से किया जाना चाहिए।
- जहां भी किसी संक्षिप्त नाम का प्रयोग किया गया है, उसे पूर्ण रूप से इंगित किया जाए।
- नीचे दिए गए प्रोफार्मा के अनुसार, अधिमानतः कंप्यूटर पर स्थानांतरण सूची तैयार की जाए:
स्थानांतरण सूची
(सार्वजनिक अभिलेख नियम, 1997 के नियम 5 का उप-नियम (3) देखें)
रिकॉर्ड बनाने वाली एजेंसी का नाम (यानी मंत्रालय/विभाग/कार्यालय/पीएसयू आदि):
अभिलेख अधिकारी का नाम और विवरण:
शाखा/अनुभाग का नाम:
वर्ष (ओं):
| क्र.सं. | फ़ाइल सं. | फ़ाइल का विषय | टिप्पणी, यदि कोई हो |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| - | - | - | - |
अभिलेख अधिकारी के हस्ताक्षर और मुहर .....................................
- स्थानांतरण सूची और अभिलेखों को शाखा/अनुभाग-वार और कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
- सभी अभिलेख , स्थानांतरण सूची (तीन प्रतियों में) के साथ स्थायी संरक्षण के लिए राष्ट्रीय अभिलेखागार को भेजे जा सकते हैं। हालांकि, अभिलेख के हस्तांतरण के लिए निर्धारित तिथि और समय राष्ट्रीय अभिलेखागार को पहले से सूचित किया जा सकता है।
- अभिलेखों/स्थानांतरण सूची की जांच के बाद, राष्ट्रीय अभिलेखागार सार्वजनिक अभिलेख की प्राप्ति के रूप में अभिलेख बनाने वाली एजेंसी को स्थानांतरण सूची की एक प्रति देगा ।
स्पष्टीकरण के लिए, यदि कोई हो, तो कृपया हमें लिखें या टेलीफोन पर नं +91-011-23381467/ +91-011-23385967 पर संपर्क करें।