सुविधाजनक प्रकार्यों से संबंधित अभिलेख सभी विभागों के लिए सामान्य हैं। ये संबंधित हैं:
- स्थापना, कार्मिक और हाउसकीपिंग मामले, जैसे स्थापना, कल्याण, सतर्कता, सामान्य कार्यालय सेवाएं जैसे आवास, फर्नीचर, स्टेशनरी और फॉर्म, कार्यालय उपकरण, पुस्तकालय, सुरक्षा आदि, हिंदी, जनसंपर्क, संसद आदि।
- सामान्य कार्यालय प्रक्रियाएं, और इसमें केंद्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल (12 वां संस्करण, नई दिल्ली, 2002), पैरा 111 (1) (सी) और उसके परिशिष्ट 28 में उल्लिखित विभिन्न रजिस्टर, सूचियां, डायरी, रिपोर्ट आदि शामिल हैं।
- वित्तीय मामले, जैसे वित्त, बजट, नकद और लेखा आदि।
अभिलेखों की उपर्युक्त तीन श्रेणियों के लिए निर्धारित अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियां निम्नानुसार हैं:
- प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग, कार्मिक, लोक शिकायत और पेंशन मंत्रालय, भारत सरकार द्वारा जारी सभी विभागों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची।
- कार्मिक, लोक शिकायत और पेंशन मंत्रालय, भारत सरकार के प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग द्वारा जारी केंद्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया नियमावली, पैरा 111 (1) (सी) और उसके परिशिष्ट 28।
- वित्त मंत्रालय, भारत सरकार द्वारा जारी सामान्य वित्तीय नियमावली, 1963, नियम 284 और परिशिष्ट 13।