प्रारंभिक
प्रत्येक संगठन अपने विभिन्न प्रकार्यों को पूरा करने के लिए अभिलेख तैयार करता है। इन पर विचार किए गए मुद्दों पर कार्रवाई पूरी होने के बाद इन अभिलेखों को बंद (रिकॉर्ड) किया जाना है। जबकि विशुद्ध रूप से अल्पकालिक प्रकृति की फाइलें, जिनमें बहुत कम संदर्भ या शोध मूल्य होता है, को औपचारिक रूप से दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होती है और एक वर्ष के बाद नष्ट हो सकती है। हालांकि, अभिलेख की अन्य श्रेणियों को उनके महत्व और संदर्भ मूल्यों के अनुसार, विभिन्न निर्दिष्ट अवधियों के लिए बनाए रखना आवश्यक है
अच्छे अभिलेख प्रबंधन की पूर्व-आवश्यकताओं में से एक यह सुनिश्चित करना है कि अभिलेख न तो समय से पहले नष्ट हो जाएं और न ही अर्थव्यवस्था और दक्षता की कीमत पर आवश्यकता से अधिक समय तक रखा जाए। इस प्रकार, अभिलेखों की विभिन्न श्रेणियों के लिए विवेकपूर्ण अवधारण अवधि निर्धारित करने के लिए, संबंधित संगठनों द्वारा अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची (आरआरएस) तैयार किए जाने की आवश्यकता है।
अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियों के प्रकार
अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियां दो प्रकार की होती हैं, अर्थात।